Neues DLG-Merkblatt informiert über Dokumentenmanagement in der Landwirtschaft

Büroarbeit gehört bei vielen Landwirten nicht gerade zu den Lieblingsbeschäftigungen. Dokumente und Belege abheften und für die gesetzlich vorgeschriebenen zehn Jahre sicher aufzubewahren, erfordert ein strukturiertes Ablagesystem inklusive Vorsorge für den Notfall. Sachverhalte müssen im Ernstfall auch in Abwesenheit des für die Ablage Zuständigen schnell zu klären sein.

Wenn im Krankheitsfall die Ehefrau oder andere Mitarbeiter für den Betriebsleiter einspringen müssen, sollten sie schnell nachvollziehen können, welche Dinge wann angeschafft wurden, welche Kredite bedient werden müssen und mit welchen Lieferanten oder Abnehmern zu welchen Konditionen Verträge abgeschlossen wurden. Im Notfall reicht es nicht mehr zu sagen „das habe ich alles im Kopf oder in der Schublade“. Es muss für andere nachvollziehbar sein, nach welchem System die Archivierung erfolgt ist. Bei Bedarf müssen auch Rechnungen oder Belege zugänglich sein, die bei der Buchstelle oder dem zuständigen Steuerberater abgegeben wurden. Insbesondere im Fall einer Hofübergabe muss die gesamte Betriebsführung plausibel nachvollzogen werden können.

Der DLG-Ausschuss für Arbeitswirtschaft und Prozesstechnik hat das Thema „Dokumentenmanagement in der Landwirtschaft“ aufgegriffen und unter Federführung von Torsten Rielich und Ebba Schiel von der LAND-DATA GmbH (Verden) in einem Merkblatt alle wesentlichen Aspekte zusammengefasst. Es werden die Anforderungen an den Einsatz eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems ausführlich beschrieben und erläutert. Zudem enthält das Merkblatt wichtige Hinweise zum Qualitätsmanagement sowie zur Datensicherheit und zum Datenschutz.

Interessenten finden das neue DLG-Merkblatt 366 „Dokumentenmanagement in der Landwirtschaft“ zum kostenlosen Downloaden im Internet unter www.dlg.org.